Guía de usuario
Todo lo que podés hacer en GymGestión, explicado paso a paso y en criollo. Para dueños de gimnasio, personal trainers, y para entender la app que usan tus socios.
Cómo leer esta guía. Cada sección te dice dónde está (la ruta del menú), qué ves y cómo hacer cada cosa, con la captura de esa pantalla. Las imágenes son de una cuenta de demostración (“Gimnasio Demo”): los nombres, precios y números son de ejemplo. En tu cuenta vas a ver tus propios datos, tu logo y tus colores.
El panel del gimnasio
Es el centro de mando: app.gymgestion.com/admin. Desde el menú de la izquierda llegás a todo. Un Personal Trainer usa el mismo panel, más simple (Parte 2).
1. Primeros pasos (guía de inicio)
Menú: Guía de inicio
Al registrarte, GymGestión te arma una lista de pasos para dejar tu gimnasio listo. La barra de arriba muestra cuánto llevás, y cada paso tiene un botón “Empezar →” que te lleva justo a donde tenés que ir.
- Verificá tu email — abrí el mail que te llegó al registrarte y tocá el link. Sin esto no podés recuperar tu contraseña.
- Seguí los pasos en orden. Los que completás quedan tildados; no hace falta hacerlos todos de una.
- Cuando termines los esenciales, ya operás normal.
Podés cargar datos de demostración desde esta pantalla para probar todo sin miedo, y borrarlos con un click cuando arranques en serio.
2. El Escritorio (tablero)
Menú: Escritorio
Es la primera pantalla y donde mirás cómo va el negocio. Arriba elegís el período; debajo, las tarjetas resumen todo de un vistazo.
Con abrir el Escritorio una vez por día alcanza para saber si el gym viene bien.
3. Configuración del gimnasio
Menú: Configuración
Acá cargás tu identidad (nombre, logo, colores) y las reglas del gym. El logo y los colores son lo que ven tus socios en la app y en los comprobantes.
- Datos y logo — nombre, dirección, teléfono/WhatsApp, logo y colores.
- Control de acceso — si bloqueás a los vencidos, días de gracia, y la ventana de cancelación de reservas (para los packs).
- Regional — moneda y país (define el código de WhatsApp).
- Mercado Pago — tus credenciales para que tus socios te paguen desde la app.
- Perfil del panel — Gimnasio (ves todo) o Personal Trainer (panel simple, Parte 2).
4. Socios: lista y ficha
Menú: Socios
Tus socios (o clientes, si sos PT) viven acá. Los cargás uno por uno o importás un Excel.
Dar de alta un socio
- Botón verde Nuevo socio.
- Cargá lo mínimo: nombre, apellido y un teléfono o email. El resto es opcional.
- Guardá. Ya podés asignarle plan y enviarle el acceso a la app.
Al abrir la ficha tenés todo lo del socio en pestañas: suscripciones, pagos, asistencias, medidas, fotos de progreso, dietas y rutinas.
Para importar desde Excel: Socios → Importar. La pantalla te dice qué columnas necesita.
5. Planes y packs de sesiones
Menú: Socios → Planes
Un plan es lo que le vendés al socio. Puede ser por tiempo (ej. “Full mensual, 30 días”) o un pack de sesiones (ej. “10 clases”).
- Botón Nuevo plan. Cargá nombre, precio y duración.
- ¿Es un pack? Poné el número en “Pack de sesiones”. La duración pasa a ser el vencimiento del pack. Si lo dejás vacío, es un plan mensual normal.
- Guardá.
Packs de sesiones. Cuando un socio con pack reserva una clase, se le descuenta una sesión. Si cancela a tiempo (dentro de la ventana de Configuración) se le devuelve; si cancela tarde o no va, la pierde. Podés devolverle un crédito a mano con el botón “+1 sesión” en su suscripción.
6. Suscripciones y cobros
Menú: Socios → Suscripciones
La suscripción conecta a un socio con un plan y le da vencimiento. Sin una activa, el control de acceso lo bloquea.
- Desde la ficha del socio (o Suscripciones → Nueva) elegí el plan y la fecha de inicio.
- Para cobrar: en Socios, botón ⋮ → “Registrar cobro”. Elegís el medio (efectivo, transferencia, tarjeta o MercadoPago) y se extiende la membresía.
Cobro automático por MercadoPago. Si configuraste MercadoPago, tus socios pueden pagarte desde su app — incluso activar el débito automático: la cuota se cobra sola cada mes y la membresía se renueva sola. Desde Suscripciones ves el estado y podés cancelarlo.
7. Clases: tipos, horarios y calendario
Menú: Clases
Primero definís los tipos de clase y sus horarios; el sistema genera las sesiones de cada semana, y tus socios las reservan desde su app.
📅 Ver la guía completa de reservas (socio + dueño) →
- Cupo y lista de espera — cuando se llena, los que reservan quedan en espera y suben solos si alguien cancela.
- Asistencia — Presente / Ausente / Tarde. Sirve para el seguimiento y para los packs.
8. Rutinas y ejercicios
Menú: Entrenamiento → Rutinas · Ejercicios
Armás rutinas con un builder visual, desde plantillas o desde cero, usando la biblioteca de 80+ ejercicios precargados (con imagen/video).
Cómo le llega la rutina al socio (2 formas)
- 📲 Compartir — botón en la rutina → le mandás el link de la rutina por WhatsApp; la abre sin contraseña (ver sección 18).
- 📱 Acceso a la app — ve todas sus rutinas dentro de su app y marca su progreso.
Cuando el socio marca sus series desde la app o el link, esos datos alimentan el Seguimiento (sección 9): cargas, récords y adherencia.
9. Seguimiento del socio
Menú: Entrenamiento → Seguimiento · pestañas de la ficha
Un panel para ver la evolución de cada socio: última sesión, sesiones por mes, volumen levantado, adherencia, récords personales y progresión de carga en sus ejercicios top.
Además, en la ficha del socio tenés medidas corporales (con historial), fotos de progreso (que el socio también sube desde su app) y dietas (que ahora ve en su app).
10. Control de acceso y check-ins
Menú: Control de acceso
El socio muestra su QR (o usa reconocimiento facial / documento) en una tablet en la entrada, y el sistema valida al instante si está al día. Cada ingreso queda registrado como un check-in.
Si activaste el bloqueo por deuda (en Configuración), a un socio vencido le aparece un cartel grande de “acceso denegado” en la entrada y vos te enterás al toque.
11. Kiosco de autoservicio
Menú: Control de acceso → Kiosco QR
Dejá una tablet o una compu en la entrada y que el socio registre su propio ingreso, sin que nadie lo atienda. El kiosco acepta tres formas: escanear el QR del socio, ingreso manual por número o documento, o reconocimiento facial (si tenés a los socios enrolados desde Control de acceso → Enrolamiento facial). Con “Abrir como pantalla de kiosko” lo ponés en pantalla completa para dejarlo fijo en la entrada. Cada ingreso queda registrado en Asistencias.
12. Finanzas: gastos, caja y POS
Menú: Finanzas · Inventario · Mostrador
GymGestión también te lleva la plata del día a día, no solo las cuotas.
13. Inventario: productos y stock
Menú: Inventario → Productos
Cargá lo que vendés —suplementos, bebidas, ropa— con su precio, costo y stock. GymGestión te calcula el margen solo y te avisa cuando algo está por agotarse. Cada venta en el POS descuenta el stock automáticamente, así que el número siempre está al día. Con + Stock sumás mercadería que te llegó y con Ajustar corregís diferencias de conteo sin hacer cuentas. ¿Tenés muchos productos? Con Importar productos los subís todos de una planilla.
14. Reportes y analytics
Menú: Finanzas → Reportes · Socios → Analytics
La foto grande del negocio: ingresos, morosidad, asistencia por hora, ingreso por socio, retención y más. Ideal para decidir con datos y para pasarle números a tu contador.
15. Comunicaciones (WhatsApp)
Menú: Socios → Mensajes masivos · WhatsApp pendientes
Mantené el contacto con tus socios sin escribir uno por uno. Elegís un segmento, escribís el mensaje con variables ({nombre}, {plan}, {vencimiento}) y GymGestión te genera los links de WhatsApp o manda los emails.
Además, el sistema arma solo una cola de mensajes (bienvenida, cumpleaños, aviso de vencimiento, recibo…) que enviás con un click.
Los envíos masivos por WhatsApp/email son una función de los planes Pro/Premium.
16. Lockers y canchas
Menú: Inventario → Lockers · Canchas
Si tu gimnasio alquila lockers o tiene canchas (pádel, tenis, fútbol 5), los administrás desde acá.
En modo Personal Trainer lockers y canchas se ocultan del menú (un PT no los usa).
17. Tu equipo
Menú: Configuración → Equipo
Sumá a tus profes y recepcionistas con su propio usuario y su rol. Cada rol ve y hace distinto: el dueño ve todo, un recepcionista cobra y toma asistencia, un profe maneja rutinas y clases.
18. Tu plan de GymGestión
Menú: Facturación
Acá manejás tu suscripción a GymGestión (distinto de lo que te pagan tus socios). Empezás con 7 días gratis y después elegís Starter, Pro o Premium. Sin permanencia.
Esto se cobra por Lemon Squeezy (en USD). Lo que vos le cobrás a tus socios es aparte, por MercadoPago.
Modo Personal Trainer
El mismo producto, pensado para un entrenador que maneja su propia cartera de clientes — sin las cosas de un gimnasio físico.
19. Qué cambia para un PT
Se activa en Configuración → Perfil del panel → Personal Trainer
Un Personal Trainer es, en el modelo, “un gym de una persona”: usa el mismo panel, pero en modo Personal Trainer el menú se simplifica y muestra solo lo que un PT usa.
Qué se oculta
- Lockers y canchas
- POS / caja / inventario
- Kiosko de acceso y reconocimiento facial
Qué queda (lo core del PT)
- Clientes, planes y packs
- Rutinas y clases
- Cobros y la app del cliente
Es reversible y no borra nada. Solo esconde módulos del menú; podés volver a “Gimnasio” cuando quieras y todo reaparece. Un PT que se registra elige “Personal Trainer” y arranca con el panel simple y su propia guía de inicio (con el paso de “enviá el acceso a la app a tu cliente”).
Precio para PT. El plan que te sirve como PT es el que incluye el builder de rutinas. GymGestión te cobra a vos igual que a un gimnasio; lo que le cobrás a tus clientes es aparte, por MercadoPago.
La app del socio
Sirve por igual para un gimnasio (sus socios) y para un personal trainer (sus clientes). Cada persona tiene su propia app —con la marca de tu negocio— y entra con un link, sin contraseña ni tienda de apps.
20. La app de tus socios/clientes
Es una app móvil que el socio abre desde el celular. Ahí tiene todo lo suyo en un solo lugar.
Qué puede hacer ahí
- Mostrar su QR en la entrada para registrar el ingreso.
- Ver su plan — si está al día, cuándo vence, y las sesiones que le quedan si tiene un pack.
- Reservar clases — ve la grilla de la semana y se anota.
- Ver sus rutinas y marcar su progreso (series, cargas).
- Ver su dieta (si le cargaste una) y subir fotos de progreso.
- Pagar la cuota por MercadoPago y activar el débito automático.
21. Cómo enviarles el acceso
Desde la ficha del socio o la lista de Socios (botón ⋮)
El socio entra a su app con un link único, sin usuario ni contraseña. Vos se lo mandás por WhatsApp con un click.
- Andá a Socios → abrí la ficha del socio (o usá el botón ⋮ en su fila).
- Tocá “Enviar acceso a la app”. Se genera su link y un mensaje de WhatsApp listo para enviar.
- El socio abre el link desde el celular → ya ve todo lo suyo. Puede “agregar a pantalla de inicio” para tenerlo como una app más.
El link es como una llave: quien lo tiene ve los datos de ese socio. Cada socio tiene el suyo.
¿Solo querés mandarle una rutina rápida? No hace falta el acceso completo: en Rutinas → Compartir le mandás el link de esa rutina por WhatsApp y la abre al toque (esa es la pantalla “Su rutina” de la sección 18).